Aufbewahrungs┬şpflichten f├╝r Buchf├╝hrungs┬şunterlagen

F├╝r Buchf├╝hrungsunterlagen gelten Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren (┬ž 147 AO). Beginn der jeweiligen Aufbewahrungsfrist ist der Schluss des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung in das Buch get├Ątigt, das Inventar, die Er├Âffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Gesch├Ąftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gilt auch f├╝r die Buchhaltungsdaten der betrieblichen EDV. Der Zugriff auf diese Daten muss w├Ąhrend des Aufbewahrungszeitraums m├Âglich sein. Bei einem Wechsel des betrieblichen EDV-Systems ist darauf zu achten, dass die bisherigen Daten in das neue System ├╝bernommen bzw. die bisherigen Programme f├╝r den Zugriff auf die alten Daten weiter vorgehalten werden.

Ist jedoch die Frist f├╝r die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen (┬ž┬ž 169, 170 AO), so ist die Vernichtung von Unterlagen nicht zul├Ąssig.

Nachfolgend eine tabellarische ├ťbersicht, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden m├╝ssen:

      A

Abrechnungsunterlagen 10 Jahre
Abtretungserkl├Ąrungen 6 Jahre
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10 Jahre
Akkreditive 6 Jahre
Aktenvermerke 6 Jahre
Angebote mit Auftragsfolge 6 Jahre
Angestelltenversicherung (Belege) 10 Jahre
Anlageverm├Âgensb├╝cher und -karteien 10 Jahre
Antr├Ąge auf Arbeitnehmersparzulage 6 Jahre
Arbeitsanweisungen f├╝r EDV-Buchf├╝hrung 10 Jahre
Ausgangsrechnungen 10 Jahre
Au├čendienstabrechnungen 10 Jahre

      B

Bankbelege 10 Jahre
Bankb├╝rgschaften 6 Jahre
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungstr├Ąger 10 Jahre
Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 10 Jahre
BAB mit Belegen als Bewertungsunterlagen 10 Jahre
Betriebskostenrechnungen 10 Jahre
Betriebspr├╝fungsberichte 6 Jahre
Bewertungsunterlagen 10 Jahre
Bewirtungsunterlagen 10 Jahre
Bilanzen (Jahresbilanzen) 10 Jahre
Buchungsbelege 10 Jahre

      D

Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) 6 Jahre
Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) 10 Jahre
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) 10 Jahre
Depotausz├╝ge (soweit nicht Inventare) 10 Jahre

      E

Einfuhrunterlagen 6 Jahre
Eingangsrechnungen 10 Jahre
Einheitswertunterlagen 10 Jahre
Essenmarkenabrechnungen 6 Jahre
Exportunterlagen 6 Jahre

      F

Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10 Jahre
Finanzberichte 6 Jahre
Frachtbriefe 6 Jahre

     G

Gehaltslisten 10 Jahre
Gesch├Ąftsberichte 10 Jahre
Gesch├Ąftsbriefe (Ausnahme: Rechnungen/Gutscheine) 6 Jahre
Geschenknachweise 6 Jahre
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) 10 Jahre
Grundbuchausz├╝ge 6 Jahre
Grundst├╝cksverzeichnis (soweit Inventar) 10 Jahre
Gutschriftsanzeigen 6 Jahre

     H

Handelsbriefe (Ausnahme: Rechnungen/Gutschriften) 6 Jahre
Handelsb├╝cher 10 Jahre
Handelsregisterausz├╝ge 6 Jahre
Hauptabschlussbericht (wenn anstelle der Bilanz) 10 Jahre

      I

Investitionszulage (Unterlagen) 6 Jahre

      J

Jahresabschlusserl├Ąuterungen 10 Jahre
Journale (Hauptbuch oder Kontokorrent) 10 Jahre

      K

Kalkulationsunterlagen 6 Jahre
Kassenberichte 10 Jahre
Kassenb├╝cher und -bl├Ątter 10 Jahre
Kassenzettel 6 Jahre
Kontenpl├Ąne und Kontenplan├Ąnderungen 10 Jahre
Kontenregister 10 Jahre
Kontoausz├╝ge 10 Jahre
Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) 6 Jahre

      L

Lagerbuchf├╝hrungen 10 Jahre
Lieferscheine 10 Jahre
Lohnbelege 10 Jahre
Lohnkonto 6 Jahre
Lohnlisten 6 Jahre

     M

Magnetb├Ąnder mit Buchfunktion 10 Jahre
Mahnbescheide 6 Jahre
Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) 6 Jahre

     N

Nachnahmebelege 10 Jahre
Nebenb├╝cher 10 Jahre

     O

Organisationsunterlagen der EDV-Buchf├╝hrung 10 Jahre

      P

Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) 6 Jahre
Postbankausz├╝ge 10 Jahre
Preislisten 6 Jahre
Protokolle 6 Jahre
Prozessakten 10 Jahre

      Q

Quittungen 10 Jahre

      R

Rechnungen (bei Offene-Posten-Buchhaltung) 10 Jahre
Rechnungen (soweit keine Offene-Posten-Buchhaltung) 10 Jahre
Reisekostenabrechnungen 10 Jahre
Repr├Ąsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10 Jahre

      S

Sachkonten 10 Jahre
Saldenbilanzen 10 Jahre
Schadensunterlagen 6 Jahre
Scheck- und Wechselunterlagen 6 Jahre
Schriftwechsel 6 Jahre
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchf├╝hrung 10 Jahre
Spendenbescheinigungen 6 Jahre
Steuerunterlagen (soweit nicht f. d. FinVerw von Bedeutung) 6 Jahre

     T

Telefonkostennachweise 10 Jahre

     U

├ťberstundenlisten 6 Jahre

     V

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10 Jahre
Verkaufsb├╝cher 10 Jahre
Verm├Âgensverzeichnis 10 Jahre
Verm├Âgenswirksame Leistungen (Unterlagen) 6 Jahre
Versand- und Frachtunterlagen 6 Jahre
Versicherungspolicen 6 Jahre
Vertr├Ąge 6 Jahre

     W

Wareneingangs- und -ausgangsb├╝cher 10 Jahre
Wechsel 10 Jahre

      Z

Zahlungsanweisungen 10 Jahre
Zollbelege 6 Jahre
Zwischenbilanz (Gesellschafterwechsel / Umstellung d. Wj.) 10 Jahre